Metoda 4E
m4E je inovativní metoda řízení projektů a zadávání veřejných i komerčních zakázek s důrazem na hodnocení kvality nabídek a nesoutěžení čistě na nabídkovou cenu, ale na skutečnou ekonomickou výhodnost.
Vychází z mezinárodní metody Best Value Approach (BVA) a uzpůsobuje ji českému právnímu prostředí, zejména zákonu o zadávání veřejných zakázek.
Respektuje principy, filozofii a instituty BVA, ale je návodnější pro dodavatele.
Užití v praxi
m4E je upravena v metodickém Doporučení České agentury pro standardizaci k hodnocení nabídek při zadávání veřejných zakázek v rámci koncepce BIM2022.
Doporučení České agentury pro standardizaci k hodnocení nabídek
m4E je také popsána jako jeden z možných způsobů kvalitativního hodnocení v Metodice SFDI pro hodnocení ekonomické výhodnosti nabídek.
Základní principy m4E
Důraz na účel projektu
Zadavatel definuje projektové cíle, očekávání, preference, nikoliv způsob, jak jich dosáhnout. Jednotlivé nabídky nejsou porovnávány mezi sebou, ale posuzuje se jak nabídka naplňuje účel projektu.
Zadavatel není expert
Skutečným expertem je dodavatel. Iniciativně přichází s návrhy na způsob řešení. Řídí a zodpovídá za projekt.
Hodnocení kvality
Mimo hodnocení nabídkové ceny jsou hodnocena další - kvalitativní - kritéria. Odborná úroveň dodavatele, možná rizika a vylepšení, která dodavatel identifikoval a schopnosti projektového manažera. Hodnotící kritéria pro ekonomickou výhodnost.
Provázanost
Účel projektu, hodnotící kritéria, technické zadání a obchodní podmínky se vytváří společně a jsou vzájemně provázány. Celý proces veřejné zakázky je plynulý, jednotlivé kroky na sebe úzce navazují od vypsání zakázky až po předání díla. Vše, včetně nabídky dodavatele a materiálů, které vzniknou v ověřovací fázi je součástí smlouvy a závazné. Ověřovací fáze je klíčovou složkou celého procesu.
Maximální transparentnost procesu
Dodavatelé mají od začátku kontrolní listy, na kterých vidí, jak přesně bude nabídka hodnocena. O každém kroku zadavatele jsou informováni a ví jak si stojí v každé fázi výběrového řízení.
Dominantní informace
Výběr dodavatele probíhá na základě dominantních informací, tj. srozumitelných a číselných hodnot jednoznačně vyjadřujících přínos pro zadavatele, které lze ověřit a jejich naplňování sledovat a kontrolovat.
Jednoduchost a opakovatelnost
V organizacích s rutinně zavedenou m4E není třeba nákladných právních konzultantů pro každou zakázku. Dodavatelé obeznámení s m4E ví, jak mají nabídku vyplňovat. Vyhodnocování nabídek je jednoduché - důkladně se ověřují tvrzení pouze vítěze, dokud není určen, tak se všechna tvrzení považují za pravdivá a není nutné je ověřovat.
Win - Win
Cílem je vytvořit prostředí, ze kterého všichni profitují.
BVA
Best Value Approach
Metoda Best Value Approach (BVA) byla původně vyvinuta v USA Dr. Deanem Kashiwagim na Arizonské státní univerzitě. Je v souladu se právem Evropské Unie a používá se v Nizozemsku, Norsku, Belgii, Rakousku a dalších státech EU. Dále je používána i v zadavatelské praxi Evropské komise a je podporována Mezinárodní federací konzultačních inženýrů (FIDIC).
Účel a cíle projektu
Aby m4E fungovala správně, je nezbytné, aby zadávací dokumentace obsahovala výslovné vyjádření účelu (projektových cílů) veřejné zakázky – toho, „co má být splněno“. Zatímco účel veřejné zakázky je z kategorie představ, předmět veřejné zakázky je popsán konkrétními minimálními technickými podmínkami – požadavky na to, „co bude splněno“. Když je účel veřejné zakázky výslovně vyjádřen a když jsou v zadávacích podmínkách zastoupena efektivní hodnotící kritéria, lze případnou disproporci mezi účelem a předmětem účinně řešit. Účel veřejné zakázky je v kontextu hodnotících kritérií proto třeba vnímat jako generální preferenci toho, k čemu mají dodavatelé v jednotlivých kritériích směřovat.
Hodnotící kritéria
Odborná úroveň
Hodnotícím kritériem odborná úroveň jsou dodavatelé vybízeni k uvedení tvrzení o své odbornosti, které bude přínosné pro naplnění účelu veřejné zakázky. Tvrzení o odborné úrovni dodavatele je přitom hodnoceno pozitivně jedině tehdy, pokud je jeho efekt, tj. onen vztah k účelu veřejné zakázky, vyjádřen číselnou hodnotou. Dalším předpokladem pro pozitivní hodnocení tvrzení je pak skutečnost, že efekt tvrzení je ověřený a jeho dosažení na konkrétní veřejné zakázce je tak reálné.
Díky své otevřenosti umožňuje takto konstruované kritérium všem dodavatelům stejnou měrou projevit svou odbornost. Pokud povede k maximalizaci účelu veřejné zakázky a dodavatelé budou schopni tento efekt odbornosti ve vztahu k účelu vyčíslit i prokázat jeho reálnost, získají maximální bodový zisk.
Rizika
Smyslem kritéria rizika je bodově zvýhodnit dodavatele, který je schopen identifikovat potenciální rizika konkrétní veřejné zakázky a díky předchozím zkušenostem, schopnostem či odborným znalostem eliminovat možnost jejich vzniku či alespoň minimalizovat jejich dopad. Pro hodnocení v rámci BVA/m4E lze za relevantní označit riziko, které - může ztížit či dokonce ohrozit naplnění účelu veřejné zakázky - je rizikem zadavatele - dosahuje určité finanční významnosti - lze řešit opatřením s ověřeným, reálným efektem
Za taková opatření, kterými dodavatelé prokáží vysokou efektivitu ve schopnosti riziko eliminovat či alespoň zmírnit jeho negativní dopad, obdrží maximální množství bodů.
Pokročilé řešení
V rámci Pokročilého řešení jsou dodavatelé naopak vybízeni k hledání prostoru pro vylepšení zadavatelem definovaného předmětu zakázky tak, aby bylo stanovených cílů dosaženo prokazatelně lépe.
Vlastnosti a schopnosti projektového manažera
Součástí BVA/m4E je rovněž kritérium, které zadavateli umožňuje interaktivní formou ověřit, zda je klíčová osoba (projektový manažer) na straně dodavatele skutečně schopna vést realizaci zakázky, resp. zda tato osoba má zadavatelem požadované osobnostní vlastnosti a manažerské schopnosti; ty jsou přitom předem v zadávacích podmínkách uvedeny. Průběh ověření těchto vlastností a schopností, tj. pohovoru, je řízen zadavatelem, nesmí jít o volnou prezentaci dotazovaného; de facto se tento pohovor podobá pohovoru uchazeče o zaměstnání s jeho potenciálním zaměstnavatelem.
Nabídková cena
V rámci m4E je s kritériem Nabídková cena pracováno tak, aby se efektivně propojilo s kritérii kvality, a výsledek hodnocení v rámci nich nijak nedevalvovalo. Proto zadavatelé stanovují současně
- nejvýše přípustnou hodnotu nabídkové ceny
- hodnotu, která je považována za nejnižší možnou z hlediska hodnocení
Ověřovací fáze
Poté, co jsou nabídky vyhodnoceny, vyzve zadavatel dodavatele, který se umístil jako první v pořadí, k provedení Ověřovací fáze.
Nejprve je úkolem dodavatele potvrdit a obhájit, že hodnoty, které v nabídce uvedl ke kritériím Odborná úroveň, Rizika a Pokročilé řešení, jsou pravdivé a reálné. Projektový manažer tak komentuje a předkládá relevatní dokumenty k číselným efektům a k hodnotám, kterými prokázal reálnost dosažení efektů i na předmětné veřejné zakázce. V další části Ověřovací fáze se pak vybraný dodavatel věnuje samotné přípravě realizace veřejné zakázky.
Po skončení Ověřovací fáze zadavatel potvrdí, zda se dodavateli podařilo obhájit všechny body přidělené v příslušných kritériích, příp. rozhodne o konečném počtu bodů dodavatele. Teprve poté může zadavatel přistoupit k vydání rozhodnutí o výběru dodavatele a následně uzavření smlouvy.
Autoři m4E
Jana Plachetská
Roman Novotný
